Faturação no Alojamento Local: Fatura ou Fatura-Recibo?
Fatura ou fatura-recibo? Entende a diferença, quando emitir cada documento aos hóspedes do Airbnb e da Booking, e evita erros fiscais comuns.
Chegou uma reserva da Booking, o hóspede fez o check-out, o dinheiro já caiu na tua conta — e agora? Fatura? Recibo? Fatura-recibo? Se já ficaste parado em frente ao Portal das Finanças a hesitar entre estas três opções, não estás sozinho. É uma das dúvidas mais comuns entre hosts de Alojamento Local, e a confusão é compreensível: os três documentos parecem fazer a mesma coisa, mas a lei trata-os de forma diferente consoante o momento em que o pagamento acontece.
Três documentos, três momentos diferentes
No sistema fiscal português, cada um destes documentos prova uma coisa distinta:
- Fatura — prova que prestaste um serviço (a estadia) por um determinado valor. Não prova que já recebeste o dinheiro.
- Recibo — prova que recebeste um pagamento. Pode referir-se a uma fatura emitida anteriormente.
- Fatura-recibo — junta as duas coisas num único documento, porque o serviço foi prestado e pago ao mesmo tempo.
A regra prática é simples: se o hóspede já pagou no momento em que emites o documento, usas fatura-recibo. Se ainda não pagou (por exemplo, combinaste faturar à empresa que fez a reserva e o pagamento só chega depois), emites uma fatura e, mais tarde, quando o valor entrar, emites o recibo correspondente.
Como isto se aplica a reservas do Airbnb e da Booking
A maior parte das reservas em AL segue um padrão simples: o hóspede paga através da plataforma (ou no check-in, com cartão ou transferência), e o host recebe o valor líquido já descontadas as comissões. Nesse cenário, no momento em que emites o documento fiscal ao hóspede, o pagamento já aconteceu — logo, a fatura-recibo é normalmente o documento correto.
A situação muda quando há um intervalo entre a prestação do serviço e o pagamento — por exemplo, reservas corporativas faturadas a uma empresa com prazo de pagamento a 30 dias, ou arranjos diretos em que combinaste receber só à chegada mas emitiste o documento antes. Aí, a sequência correta é fatura primeiro, recibo depois.
| Situação | Documento a emitir |
|---|---|
| Hóspede paga no momento (cartão, transferência imediata, pagamento via plataforma já liquidado) | Fatura-recibo |
| Serviço prestado, pagamento ainda pendente | Fatura (e, mais tarde, recibo separado quando o valor for recebido) |
| Reserva paga antecipadamente, mas ainda não emitiste nenhum documento | Fatura-recibo, emitida quando confirmas o recebimento |
Se tens dúvidas sobre o processo passo a passo — que dados colocar, que NIF usar quando a reserva vem de uma plataforma estrangeira, como lidar com o IVA — o guia sobre como emitir fatura aos hóspedes do Airbnb e da Booking percorre cada etapa em detalhe.
O que muda consoante o teu volume de negócios
A maioria dos hosts com atividade de AL em nome individual, enquadrados no regime simplificado, pode emitir faturas, recibos e faturas-recibo diretamente no Portal das Finanças, sem precisar de software de faturação certificado. É a forma mais comum entre quem gere até alguns alojamentos.
A partir de um determinado volume de negócios anual, a lei exige o uso de software de faturação certificado — já não basta o emissor gratuito do Portal das Finanças. Se estás próximo desse limiar, ou se já geres vários alojamentos e a faturação começa a ganhar volume, vale a pena confirmar o teu enquadramento atual junto do Portal das Finanças, porque os limiares e as obrigações têm sido revistos nos últimos anos.
Erros comuns que atrasam a tua faturação
Um dos equívocos mais frequentes é assumir que o resumo de pagamentos do Airbnb ou da Booking substitui a fatura ao hóspede. Não substitui. Esses documentos mostram quanto a plataforma te pagou e que comissões reteve — não são faturas fiscais válidas para o teu hóspede, nem cumprem a tua obrigação de faturação perante a Autoridade Tributária. O artigo sobre o que as plataformas não fazem por ti em matéria de faturação detalha exatamente onde termina a responsabilidade do Airbnb e da Booking e onde começa a tua.
Outro erro comum é deixar a emissão do documento para mais tarde "quando houver tempo". Isso não só cria atrasos difíceis de recuperar como aumenta o risco de te esqueceres de reservas, sobretudo quando giras vários alojamentos ao mesmo tempo. E há ainda quem escolha fatura-recibo por hábito, mesmo quando o pagamento ainda está pendente — o que desalinha a tua contabilidade e pode gerar inconsistências se a Autoridade Tributária cruzar os teus dados de faturação com os reportados pelas plataformas ao abrigo do DAC7.
Vale também a pena ter atenção à taxa de IVA aplicada — 6% ou 23%, consoante o enquadramento do teu alojamento — porque um erro aqui afeta diretamente o valor final que o hóspede paga e a forma como preenches o documento. O artigo sobre IVA na faturação ao hóspede explica como identificar a taxa correta no teu caso.
Boas práticas para manteres isto simples
Na prática, o essencial resume-se a três hábitos:
- Emite o documento assim que confirmas o recebimento — fatura-recibo se o pagamento já aconteceu, fatura se ainda não.
- Nunca confundas o extrato de pagamentos da plataforma com a fatura fiscal ao hóspede.
- Mantém a numeração dos documentos sequencial e sem falhas, especialmente se geres vários alojamentos com volumes de reservas diferentes.
Quando a faturação, o IVA e as restantes obrigações fiscais do teu AL estão organizados num só sítio, é mais fácil perceber de relance qual documento falta emitir e evitar que um detalhe se perca entre reservas — sobretudo à medida que o volume de hóspedes cresce e as regras continuam a ser ajustadas ano após ano.
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