Faturação no alojamento local: o que as plataformas não fazem por ti
Airbnb e Booking emitem os seus documentos. A AT espera os teus. Percebe a diferença e monta um processo que funciona.
Faturar hóspedes parece simples — até perceberes que o Airbnb emite um documento, a Booking emite outro, e a Autoridade Tributária espera um terceiro. E depois há aquele hóspede que pede fatura com NIF da empresa às onze da noite do último dia da estadia.
Vamos pôr isto em ordem.
Quando és obrigado a emitir fatura
Como titular de um alojamento local, és um sujeito passivo de IVA (mesmo que esteja isento) e tens obrigações de faturação. A regra geral é clara: sempre que prestas um serviço a alguém — ou seja, sempre que tens um hóspede — tens de emitir um documento fiscal.
Na prática, há dois cenários distintos:
- O hóspede não pede nada — tens de emitir um recibo simplificado (vulgo "fatura simplificada") até ao final do mês seguinte ao da prestação do serviço.
- O hóspede pede fatura com NIF — tens de emitir uma fatura completa, com os dados do hóspede, no momento do pedido ou o mais tardar até ao prazo legal.
O pedido pode chegar durante a estadia, no check-out, ou dias depois. Tens de estar preparado para responder.
O que as plataformas fazem (e o que não fazem)
Aqui está a confusão mais comum: o Airbnb e a Booking emitem os seus próprios documentos — recibos de pagamento, confirmações de reserva, extratos de comissões. Esses documentos são úteis para o teu controlo interno, mas não substituem a tua obrigação de faturação perante a AT.
O que as plataformas emitem é um comprovativo da transação entre ti e a plataforma. O que a lei portuguesa exige é um documento fiscal emitido por ti, através de software certificado pela AT, que registe a prestação de serviço ao hóspede.
São coisas diferentes. Tratar uma como a outra é o erro mais frequente — e um dos que mais facilmente aparece numa inspeção.
Como emitir corretamente
Para emitir faturas válidas em Portugal, precisas de usar software de faturação certificado pela AT. Não podes usar uma folha de Excel, um PDF genérico, ou um template do Word.
O processo básico é este:
- Regista o software junto da AT (ou confirma que o teu contabilista já o fez).
- Cria a fatura ou recibo simplificado com os dados corretos: teu NIF, nome e morada do hóspede (se pedido), descrição do serviço, valor, e — se aplicável — o regime de IVA.
- Comunica à AT — a maioria dos softwares certificados faz isto automaticamente via SAF-T.
- Envia ao hóspede por email ou entrega em mão.
Se tens isenção de IVA ao abrigo de um regime especial, isso tem de constar no documento. O teu contabilista deve confirmar qual o enquadramento correto para o teu caso.
O InvoiceXpress e a ALerta
A ALerta integra com o InvoiceXpress — um dos softwares de faturação certificados pela AT mais usados em Portugal — precisamente para fechar esta lacuna. Quando uma reserva entra, a ALerta pode acionar a emissão do documento fiscal correspondente sem que precises de abrir mais um separador, fazer login em mais uma plataforma, ou lembrar-te de o fazer. O documento fica registado, comunicado à AT via SAF-T, e disponível para enviar ao hóspede.
Não é automação pela automação — é ter o processo certo a correr nos bastidores, enquanto tu tratas do resto.
O problema do registo disperso
Se tens reservas no Airbnb, na Booking, no teu site direto, e talvez ainda por telefone, os documentos fiscais tendem a ficar espalhados. Um PDF aqui, um email ali, um recibo impresso algures.
Isso não é apenas desconforto — é risco real. Numa auditoria, a AT pode pedir para cruzar as tuas receitas declaradas com os documentos emitidos. Se não consegues apresentar um registo coerente e completo, a presunção é contra ti.
O que funciona na prática:
- Uma pasta por ano fiscal, com subpastas por mês, onde guardas todos os documentos emitidos.
- Um registo simples (pode ser uma folha de cálculo) que cruza cada reserva com o documento fiscal correspondente.
- Exportações periódicas do teu software de faturação, para teres cópia local além do que está na nuvem.
Não é glamoroso, mas é o que separa um dono de AL tranquilo de um que passa noites a procurar documentos.
Erros frequentes que convém evitar
| Erro | Consequência provável |
|---|---|
| Usar os documentos da plataforma como fatura | Faturação em falta; possível coima |
| Emitir fatura em software não certificado | Documento inválido para efeitos fiscais |
| Não emitir nada quando o hóspede não pede | Incumprimento da obrigação de faturação |
| Perder o registo de documentos emitidos | Dificuldade em responder a inspeções |
| Não comunicar o SAF-T à AT nos prazos | Infração às obrigações declarativas |
Uma nota sobre o IVA no alojamento local
O enquadramento em IVA no alojamento local não é igual para todos. Depende do volume de faturação, do tipo de serviços prestados, e de opções que possas ter feito junto da AT. Este artigo não substitui o aconselhamento do teu contabilista — especialmente neste ponto, onde um erro de enquadramento pode ter consequências retroativas.
O que podes fazer já: confirma com o teu contabilista qual o teu regime de IVA atual e se o teu software de faturação está devidamente certificado e comunicado à AT. São duas perguntas simples que fecham a maioria das vulnerabilidades.
Faturar corretamente não é complicado — é sobretudo uma questão de ter o processo certo instalado desde o início. Quando está montado, corre sozinho. Quando não está, cada reserva é uma potencial dor de cabeça.